Excelのテーブル機能はとても便利な機能です。
エクセルのテーブルをそのまま使うこともできますが、データ数が多くなると横長くなってしまうため、とても見づらくなります。
そこでテーブル機能を活用してテーブルの内容（レコード）データをレイアウトを工夫してA4一枚サイズに表示させる方法についてご紹介します。
テーブルを作成する
テーブル機能を活用した方法になるので、まずはテーブルを作成する必要があります。
テーブルの作成方法についてはこちらの記事を参照ください。
今お使いのテーブルがあれば、そちらを使って一緒に進めていきましょう。
今回は、上記の【Excel】テーブルの作り方で作成したExcelを使用して進めます。
Sheetを作成する（事前準備）
事前準備として、A1一枚サイズにおさめるためのシートを新しく作成します。
「＋」を押して新しいSheetを作成します。
シート名をダブルクリックし、シート名を変更します。
シート名はわかりやすい名前であれば何でもOKです。
項目を作成する
次に、項目を作成します。
項目は、すでにテーブルがあるのでテーブルの項目名をコピペして入力しましょう。
テーブルの項目を選択します。
このときテーブルの一番左端（項目列のA列とB列）付近で「➡」が表示されたタイミングで左クリックします。
壱➡が表示されたタイミングで押すと項目全体が簡単に選択できます。
[Ctrl]キー+[C]キーを同時に押し、コピーします。
右クリック＞コピーでもOKです。
①新しく作成したシートを選択してSheetを変更し、貼り付け先のセル（B2）を右クリックで選択します。
➁「形式を選択して貼り付け」を左クリックします。
③さらに表示された後の「形式を選択して貼り付け」を左クリックします。
④～⑥「値」、「行/列の入れ替え」を選択し、OKを左クリックします。
項目名が貼り付けられます。
VLOOKUP関数を使ってテーブルデータを表示させる（メイン）
ここが、この記事でお伝えするメインのVLOOKUP関数を使った表示方法の説明になります。
VLOOKUP関数で使う列番号を入力します。
①A2セルに数字の1を入力します。
➁A2セルの右下にマウスカーソルを合わせカーソルが「＋」になったところから、右クリックでA17セルまでドラッグして、右クリックを離します。
③表示されたメニューから「連続データ」を左クリックします。
C2セルにVLOOKUP関数で使う検索値を入力します。
①D2セルに「＝」を入力します。
「VLOOKUP」と入力し、[Tab]キーを押し、次のように入力します。
➁検索値
検索値とするC2セルを選択し、[F4]キーを押して、セルを固定させます。
※検索値を固定させないとうまくいかないので、必ず「＄」がつくことを確認してください。
③範囲
テーブルの内容を表示させるため、テーブル名を範囲とします。
テーブル名である「TBL職員」と入力します。
④列番号
列番号とするA2セルを選択します。
※こちらは固定させる必要はありません。
⑤検索方法
完全一致で検索できるよう「FALSE」と入力します。
「)かっことじ」を入力し、[Enter]キーを押して、VLOOKUP関数は完成です。
①VLOOKUP関数を入力したD2セルを選択します。
➁D2セルの右下にカーソルを合わせ、カーソルが「＋」に変わったところから左クリックでD17セルまでドラッグして、左クリックを離します。
これで関数の入力は終わりです。
VLOOKUP関数については近いうち別の記事を作成したいと思います。
表示がおかしいセルを修正する
VLOOKUP関数を使ってテーブルの内容を表示させただけだと、表示内容におかしいところがあるのに気づくかと思います。
VLOOKUP関数は参照した値をそのまま表示しているだけなので、書式設定を変更し人が見ても理解しやすいように変更する必要があります。
元データが空欄で「0」表示されているセルを修正する
テーブルの元データが空欄の場合、VLOOKUP関数で参照すると「0」と表示されます。
建物と退職日は、元データが空欄のため「0」となっています。
対象のセルだけを修正してもOKですが、せっかくなので先ほど入力した関数を次の通り、修正します。
=VLOOKUP($C$2,TBL職員,A2,FALSE)=IF(VLOOKUP($C$2,TBL職員,A2,FALSE)="","",VLOOKUP($C$2,TBL職員,A2,FALSE))①D2セルを選択します。
➁変更後の関数を入力します。※上部をコピペでOKです。
Aが成立するときは、Bの””（空欄）を表示します。
Aが成立しないときは、Cの内容を表示します。
要するに、空欄のときは空欄を表示し、空欄じゃなければその内容を表示するという数式になります。
日付表示（生年月日、入社日、退社日）のセルを修正する
次の手順で、日付表示のセルを修正します。
①日付表示するセルを[Ctrl]キーを押しながら、左クリックで複数のセルを選択します。
上部の➁ホームタグ＞③数値の「標準」となっている個所＞④短い日付形式の順に選択します。
正しい日付が表示されました。
レイアウト（様式）を決める
レイアウトは、自分が見やすいように変更すればOKです。
ただし、次の点を注意して変更するようにしてください。
消してはいけないセル
せっかくVLOOKUP関数で表示させたのに、関数が引数として使っているセルを誤って消してしまうと、表示が消えてしまいます。
次のセルは、消さないようにしてください。移動させるのは大丈夫です。
- A2：A17の列番号のセル
- C2の検索値を入れているセル
セルの移動させる方法
セルを移動させるときは、必ず次の2つの方法を使ってセルを移動させてください。
- 切り取り＆貼り付け
- セルをドラッグして移動させる
切り取り＆貼り付け
以下の手順で切り取りと貼り付けを行います。
- 移動させたいセルを選択します。
- [Ctrl]キー＋[X]キーを押して切り取ります。
- 移動先のセルを選択します。
- [Ctrl]キー＋[X]キーを押して貼り付けます。
セルをドラッグして移動させる
以下の手順でセルをドラッグしてください。
- 移動させたいセルを選択します。
- マウスでセルの周囲付近にカーソルを合わせます。
- 矢十字に変わったら、左クリックを押してドラッグします。
- 移動先のセルをまで移動させたら左クリックを離します。
不要な項目は削除
表示する必要のない項目は、消してもらって構いません。
例えば、「性」、「名」と「職員氏名」は重複しているのでどちらかは不要かと思いますので、不要な項目を削除します。
タイトルなどを入れて見やすいようにする
タイトルを入れたり、項目に色を付けたり、配置を工夫して見やすいように変更します。
私の場合は、以下のように変更してみました。
検索値を変更してVLOOKUP関数が機能しているか確認する
VLOOKUP関数で参照している検索値を変更してみましょう。
検索値であるNoを変更すると、VLOOKUP関数がテーブルの内容を参照して表示してくれるので、No以外の項目が自動で切り替わります。
用紙設定を変更する
最後にA4サイズ一枚で出力できるよう用紙設定を変更します。
以下の手順で設定を変更します。
①印刷したい範囲の一番左上のセルを選択します。
➁印刷したい範囲の一番右下のセルまでドラッグして範囲を決めます。
③レイアウトページ＞④印刷範囲＞⑤印刷範囲の設定の順に選択します。
ページレイアウトのページ設定の右下にある「→」を左クリックします。
ページ設定画面が表示されます。
必要に応じて、印刷の向きや拡大縮小印刷の設定を変更します。
用紙サイズがA4になっていることを確認し、印刷プレビューを選択します。
印刷プレビュー画面が表示されます。
まとめ
この記事では、VLOOKUP関数を使ってテーブル内容を表示する方法について紹介しました。
テーブル機能もVLOOKUP関数もとても便利な機能で相性がいいので、ぜひ活用してみて下さい。
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